ISO9001 质量管理体系要求的企业、组织文件标准化管理具体有哪些要求和方法?

实习期应聘岗位是总助，公司在筹备阶段，上海某公司是大股东，空降来的总经理和一线部门俩经理。公司和上海都没有一个统一的文件标准化管理系统，总经理要求我实习的两个月内把这边各个部门的职能、制度、工作流程、相关表单用一个统一的原则汇总出来，需要什么东西一分钟以内就能找到。自己搜索了一些公司的文件控制程序，发现还是挺五花八门的……因此想参照一个成熟的标准，查到了ISO9001关于文件标准分类和管理的一些内容。

现在的问题是，太过抽象或者繁复的规定并没能帮助我，希望有这方面经验的人能提供一些实际操作的方法

ISO9001:2008版标准对文件的形式没有任何要求，完全取决于企业的规模和管理方式。质量体系文件可以只有一个质量手册(很多小企业都是这种形式)，也可以有上百个三级文件，不同的企业，文件的形式可能都不太一样。

ISO9001:2008版标准只对文件的内容有要求，不管你有多少文件，也不管你的文件体系是金字塔式还是循环式，文件的内容必须包含标准的所有条款，也就是对标准的条款要求有具体的执行规定，要有负责条款的部门和人，要有实现条款的具体工作流程和规定，要有对这些条款实现过程的评价和改进，等等。

所谓6个必须文件，是因为ISO9001标准里有6处出现了类似这样的话：“应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：”。国内的专家们一看见这句话，就认为应该有一个文件专门管这个条款，于是就有了1+6的质量管理体系，1是质量手册，6是6个所谓必须的程序文件。这种模式在94版和2000版的时候几乎是必须的，没有就通不过文件审核。但是在2008版标准发布的时候，ISO组织的说明里提到了文件的形式问题，声明无意同一文件的形式，只要求文件的内容应覆盖标准。

下面是回答提问者的正题。

ISO9001标准里对文件管理的规定是很简洁的，共有7条，5个关键词，三个基本要求：

1、批准：文件发布前要获得批准，文件修改和更新前要获得批准。

2、识别：文件要有修订状态识别，例如国家标准后面都带年号：GB 7258-2012.这样我们就知道GB 7258-2004已经作废。年号是一种识别方式，另外也可以是版本号。

3、获得：要保证使用文件的人获得有效版本，就是文件发放、旧文件回收等程序。

4、外来文件：要识别企业都是用哪些外来文件，比如企业的产品适用哪些国家标准，这些外来文件要控制分发。

5、作废文件：作废文件要有识别，让人知道它是作废的。

三个基本要求是：批准，识别，获得(发放)。

题主目前要做的工作是，把所有文件都收集起来，分类，合并。比如文件管理程序按批准、识别、发放的原则，将其内容合并成一个。但是这样做的过程中问题就出现了，如果仅仅是文件管理程序还好说，其他的制度就比较麻烦了，因为题主只是一个刚参加工作的学生，没有工作经验，也不可能对所有流程都了解，经常会遇到同类文件好多个不知道该怎么合并的问题。

要解决这个困难，建议这样做：先规定部门的职责，然后由职责部门自己编制文件，采购部编制采购文件，设计部编制设计控制文件等等，再收集上来统一格式，比如配上统一的封面，加上统一的文件编号和版本号，用统一的字体。这样的好处是不需要专业能力，只需要组织能力。组织的不管好不好，至少文件看上去都挺整齐，组织好的话，文件内容有可操作性;组织的不好，文件就比较空泛，那也没关系，先有个大概的标准，以后再慢慢修订也不是不可以。

那6 个文件体现了质量管理体系的通用性，不管什么行业的通用要求。而其他方面形成的文件取决于企业实际情况，体现了质量管理体系的灵活性。

简单来说就是做你所写，写你所做：

1、《文件控制程序》：写的就是文件，而文件就需要控制。

2、《记录控制程序》：记的就是记录，而记录也是证据，也需要控制。

3、《内部审核程序》：审核是持续改进的起点，用来发现现有体系的好坏，持续改进才是质量体系的目标。

4、《纠正和预防措施程序》：实施了自然要纠正和预防。

5、《不合格品控制程序》：关于所有不合格品的质量控制。

随便说点注意事项：

1.文件的编写格式要统一(字体颜色，大小，目录等)，格式、排版符合要求。

2.文件要有编号(文号)版本号并且准确，文件名称简洁、明晰，无歧义。

3.专业术语的描述以及注意口头语与书面的区分，术语、称呼一致。

4.相关的参考文献以及相关的表单说明，引用的文件、记录的编号、名称准确无误。

5.文件整体架构符合要求(如目的，适用范围、流程、内容、引用支持性文件、质量记录等)。

6.文件中的内容不相互矛盾(如正文内容应与表单内容一致，正文内容应与流程图一致，正文内容前、后描述一致等)。

7.文件内容符合标准(如国标、行标等)。